Miten ilmoittautumiset juhliin kannattaa kerätä?
Lyhyellä lomakkeella juhlien verkkosivulla, johon linkitetään kutsusta. Kysy, tuleeko vieras, keitä seurueeseen kuuluu ja onko erityisruokavalioita, kerro viimeinen vastauspäivä ja ohjaa kaikki vastaukset yhteen paikkaan, esimerkiksi sähköpostiisi tai jaettuun taulukkoon.
Miksi lomake on parempi kuin kasa viestejä
Kun vieraat vastaavat miten sattuu, vierasluettelo on viidessä paikassa eikä mikään luku ole varma. Juhlasivun lomake korjaa tämän: jokaisessa vastauksessa on samat tiedot, ne tulevat samaan paikkaan ja ne voi laskea sekunnissa.
Vieraalle se on helpompaa: hän avaa kutsun linkin, lukee tiedot ja vastaa saman tien, kun asia on vielä mielessä.
Mitä kysyä ja mitä jättää kysymättä
Jokainen lisäkysymys tekee lomakkeesta hieman todennäköisemmin keskeneräisen. Kysy vain se, mitä käytät:
- Tuletko? Kyllä tai ei, ei mitään siltä väliltä.
- Keitä seurueeseen kuuluu? Nimet eikä pelkkä lukumäärä, niin istumajärjestys on helppo tehdä.
- Erityisruokavaliot ja allergiat.
- Yksi käytännön kysymys, jos tarvitset sitä, esimerkiksi tarvitaanko kuljetusta tai yöpaikkaa.
Kerro selvä viimeinen vastauspäivä
Ilman määräaikaa vastauksia tippuu viimeiselle viikolle asti. Kirjoita päivä lomakkeen viereen niin, ettei sitä voi ohittaa: ”Vastaathan 1.5. mennessä”. Valitse se laskemalla taaksepäin päivästä, jona pitopalvelu tai juhlapaikka tarvitsee lopulliset määrät, ja jätä viikko varaa.
Päätä, minne vastaukset menevät
- Sähköpostiisi, jokainen vastaus omana viestinään. Yksinkertainen ja riittää pienempiin juhliin.
- Jaettuun taulukkoon, jokainen vastaus omalle rivilleen. Parempi, kun juhlia suunnittelee kaksi ihmistä tai vieraita on paljon.
Kokeile ennen linkin jakamista, että vastaukset tulevat perille, ja poista testivastaus ennen kuin oikeat alkavat tulla.
Muistuta ystävällisesti
Muutamaa päivää ennen määräaikaa lähetä yksi lyhyt muistutus kaikille, jotka eivät ole vastanneet, ja liitä linkki mukaan. Useimmat aikoivat vastata ja unohtivat. Määräajan jälkeen henkilökohtainen viesti viimeisille on nopeampi kuin odottaminen.
Kun lomake ei sovi
Kaikki juhlat eivät tarvitse lomaketta: avoin muistotilaisuus, johon kaikki ovat tervetulleita, tai pieni perhelounas, jossa puhelu on luontevampi. Kerro silloin sivulla, miten ja mihin mennessä tulosta ilmoitetaan.
Katso myös, mitä muuta hääsivuille kannattaa laittaa, tai tilaa sivu ja lomake meiltä.
Usein kysyttyä
Kuinka paljon ennen juhlia viimeisen vastauspäivän pitää olla?
Laske taaksepäin päivästä, jona juhlapaikka tai pitopalvelu tarvitsee lopulliset määrät, ja lisää viikko myöhässä vastaaville. Häissä se on yleensä kolmesta kuuteen viikkoa ennen hääpäivää.
Pitääkö iäkkäämpienkin vieraiden vastata verkossa?
Tarjoa molemmat vaihtoehdot. Laita lomakkeen viereen puhelinnumero tai sähköpostiosoite niille, jotka haluavat vastata muuten, ja lisää heidän vastauksensa samaan listaan itse.
Mitä tehdä, jos joku ei vastaa?
Lähetä yksi ystävällinen muistutus muutamaa päivää ennen määräaikaa ja linkki uudelleen. Määräajan jälkeen lyhyt henkilökohtainen viesti tuo yleensä vastauksen.
Tarvitsetko apua?
Teemme interaktiivisia yhden sivun tapahtumasivuja häihin, syntymäpäiville, ristiäisiin ja muistotilaisuuksiin: 300 € kiinteään hintaan, verkkotunnus ja ylläpito mukana. Lue lisää: Tapahtumasivut. Voit myös kertoa, mitä olet tekemässä, niin vastaamme yhden arkipäivän kuluessa.