¿Cuál es la mejor forma de recoger las confirmaciones de asistencia?
Un formulario corto en la web del evento, enlazado desde la invitación. Pregunta si vienen, quién viene con ellos y si hay alergias o dietas, indica una fecha límite y haz que todas las respuestas lleguen a un solo sitio, como tu correo o una hoja de cálculo compartida.
Por qué un formulario es mejor que un montón de mensajes
Cuando cada invitado contesta como quiere, la lista de invitados acaba repartida en cinco sitios y no hay ningún número del que fiarse. Un formulario en la web del evento lo resuelve: cada respuesta tiene los mismos datos, llega al mismo sitio y se cuenta en un segundo.
También es más fácil para los invitados: abren el enlace de la invitación, leen los detalles y contestan en el momento, mientras todavía se acuerdan.
Qué preguntar, y qué no
Cada pregunta de más hace que menos gente termine el formulario. Pregunta solo lo que vayas a usar:
- ¿Vienes? Sí o no, sin términos medios.
- ¿Quién viene contigo? Nombres, no solo un número, para que las mesas sean fáciles de organizar.
- Alergias y dietas especiales.
- Una pregunta práctica si la necesitas, como si van a usar el autobús o necesitan alojamiento.
Pon una fecha límite clara
Sin fecha límite, las respuestas llegan a cuentagotas hasta la última semana. Escríbela junto al formulario para que nadie la pase por alto: “Confirma antes del 1 de mayo”. Elígela contando hacia atrás desde el día en que el catering o el lugar necesitan el número final, con una semana de margen.
Decide dónde llegan las respuestas
- A tu correo, cada respuesta en un mensaje. Sencillo y suficiente para eventos pequeños.
- A una hoja de cálculo compartida, una fila por respuesta. Mejor cuando organizáis entre dos o la lista es larga.
Antes de compartir el enlace, envía una respuesta de prueba y bórrala antes de que empiecen a llegar las de verdad.
Recuérdaselo con amabilidad
Unos días antes de la fecha límite, envía un recordatorio breve a quien no haya contestado, con el enlace otra vez. La mayoría tenía intención de contestar y se le olvidó. Pasada la fecha, un mensaje personal a los últimos es más rápido que esperar.
Cuando un formulario no encaja
No todos los eventos lo necesitan: un homenaje abierto a todos, o una comida familiar pequeña donde una llamada es más natural. En ese caso, indica en la página cómo y hasta cuándo avisar.
Mira también qué más poner en la web de tu boda, o deja que hagamos la página y el formulario por ti.
Preguntas frecuentes
¿Con cuánta antelación debe ser la fecha límite?
Cuenta hacia atrás desde el día en que el lugar o el catering necesitan el número final, y añade una semana para quien conteste tarde. En las bodas suele quedar entre tres y seis semanas antes.
¿Los invitados mayores también deben confirmar online?
Ofrece las dos opciones. Pon un teléfono o un correo junto al formulario para quien prefiera contestar de otra forma, y añade tú sus respuestas a la misma lista.
¿Qué hago con los invitados que no contestan?
Envía un recordatorio amable unos días antes de la fecha límite, con el enlace otra vez. Pasada la fecha, un mensaje personal suele conseguir la respuesta.
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