Hur samlar man in OSA bäst?
Med ett kort formulär på festens webbsida, som inbjudan länkar till. Fråga om gästen kommer, vilka som ingår i sällskapet och om det finns specialkost, ange en sista svarsdag och låt alla svar hamna på ett ställe, till exempel i din e-post eller i ett delat kalkylark.
Varför ett formulär slår en hög med meddelanden
När gästerna svarar hur de vill hamnar gästlistan på fem ställen och du har ingen siffra du litar på. Ett formulär på festsidan löser det: varje svar innehåller samma uppgifter, kommer till samma ställe och kan räknas på en sekund.
Det är enklare för gästerna också. De öppnar länken i inbjudan, läser uppgifterna och svarar samma minut, medan de fortfarande kommer ihåg det.
Vad du ska fråga, och inte fråga
Varje extra fråga gör att färre fyller i hela formuläret. Fråga bara det du kommer att använda:
- Kommer du? Ja eller nej, inget däremellan.
- Vilka ingår i sällskapet? Namn, inte bara antal, så blir bordsplaceringen enkel.
- Specialkost och allergier.
- En praktisk fråga om du behöver den, till exempel om de vill åka med bussen eller behöver övernattning.
Ange en tydlig sista svarsdag
Utan sista svarsdag droppar svaren in ända till veckan före. Skriv datumet bredvid formuläret så att ingen missar det: ”OSA senast den 1 maj”. Välj det genom att räkna bakåt från när cateringen eller lokalen behöver det slutliga antalet, och lägg till en vecka.
Bestäm vart svaren ska gå
- Till din e-post, varje svar som ett eget mejl. Enkelt och räcker för mindre fester.
- Till ett delat kalkylark, en rad per svar. Bättre när två planerar tillsammans eller gästlistan är lång.
Prova att skicka ett testsvar innan du delar länken, och ta bort det innan de riktiga svaren börjar komma.
Påminn vänligt
Några dagar före sista svarsdag skickar du en kort påminnelse till alla som inte har svarat, med länken igen. De flesta tänkte svara och glömde bort det. Efter sista dagen går ett personligt meddelande till de sista snabbare än att vänta.
När ett formulär inte passar
Alla fester behöver inte ett formulär: en öppen minnesstund där alla är välkomna, eller en liten familjelunch där ett samtal känns naturligare. Skriv då på sidan hur och när man meddelar att man kommer.
Se också vad mer en bröllopshemsida ska innehålla, eller låt oss göra sidan och formuläret åt dig.
Vanliga frågor
Hur långt innan festen ska sista OSA-dag vara?
Räkna bakåt från när lokalen eller cateringen behöver det slutliga antalet och lägg till en vecka för dem som svarar sent. För bröllop blir det oftast tre till sex veckor före dagen.
Ska äldre gäster också svara online?
Erbjud båda. Skriv ett telefonnummer eller en e-postadress bredvid formuläret för dem som hellre svarar på annat sätt, och lägg in deras svar i samma lista själv.
Vad gör man med gäster som inte svarar?
Skicka en vänlig påminnelse några dagar före sista svarsdag, med länken igen. Efter sista dagen brukar ett kort personligt meddelande ge svar.
Behöver du hjälp?
Vi gör interaktiva webbsidor för bröllop, födelsedagar, dop och minnesstunder: 300 € fast pris, med domän och webbhotell. Läs mer om eventsidor, eller berätta vad du arbetar med så svarar vi inom en arbetsdag.