HubSpot-käyttöönotto: vaiheet, aikataulu ja yleisimmät virheet

Ennen kuin mitään asennetaan

Useimmat epäonnistuneet käyttöönotot kaatuvat samaan asiaan: HubSpot otetaan käyttöön ominaisuus kerrallaan, eikä kukaan ole sopinut, mihin sitä käytetään. Siksi ensimmäinen vaihe tehdään paperilla.

Kirjoita ylös kolme asiaa:

1. Miten kauppa syntyy. Mistä liidit tulevat, kuka niihin vastaa, mitkä vaiheet kauppa käy läpi ja milloin se on voitettu tai hävitty.
2. Mitä tietoa tarvitaan. Mitkä tiedot kontaktista ja yrityksestä ovat oikeasti käytössä: toimiala, koko, tuote, josta ollaan kiinnostuneita. Kaikkea muuta ei tarvitse kerätä.
3. Mitä halutaan nähdä. Ne kolme–viisi lukua, joita johto ja tiimit seuraavat. Raportit kannattaa suunnitella heti, koska ne määräävät, mitä tietoa pitää tallentaa.

Vaihe 1: CRM:n rakenne

CRM on kaiken pohja, joten sen rakenne kannattaa tehdä huolella:

• Kauppojen putki ja sen vaiheet, jotka vastaavat oikeaa myyntiprosessia. Vaiheita on yleensä viidestä seitsemään.
• Ominaisuudet eli kentät, joita kontakteille, yrityksille ja kaupoille tarvitaan. Käytä pudotusvalikoita vapaan tekstin sijaan aina kun voit, jotta tiedoista voi raportoida.
• Elinkaarivaiheet (tilaaja, liidi, markkinointivalmis liidi, myyntivalmis liidi, asiakas) ja säännöt sille, milloin kontakti siirtyy vaiheesta toiseen.
• Käyttäjät, tiimit ja oikeudet, jotta jokainen näkee sen, mitä tarvitsee.

Vaihe 2: Tietojen siirto

Vanhat tiedot tulevat Excelistä, toisesta CRM:stä tai sähköpostiohjelmasta. Ennen tuontia:

• Poista kaksoiskappaleet ja vanhentuneet kontaktit.
• Yhtenäistä arvot: ”Oy”, ”oy” ja ”Osakeyhtiö” ovat raportissa kolme eri asiaa.
• Varmista, että jokaisen kontaktin kohdalla on peruste markkinointiviesteille. GDPR koskee myös tuotuja kontakteja.

Tuo ensin yritykset, sitten kontaktit ja lopuksi kaupat, jotta yhteydet niiden välillä syntyvät oikein.

Vaihe 3: Verkkosivut ja lomakkeet

Asenna HubSpotin seurantakoodi verkkosivuille ja korvaa vanhat lomakkeet HubSpot-lomakkeilla tai liitä olemassa olevat lomakkeet HubSpotiin. Silloin jokainen yhteydenotto luo kontaktin, ja kontaktin historiassa näkyy, mitä sivuja hän on lukenut ennen yhteydenottoa.

Muista evästebanneri: HubSpotin seuranta pitää kytkeä kävijän suostumukseen. Jos sivustosi on jo HubSpotissa, tämä vaihe on lähes valmis. Lue lisää HubSpot-verkkosivuista.

Vaihe 4: Ensimmäiset työnkulut

Automaatio on HubSpotin suurin hyöty, mutta sitä ei kannata rakentaa kerralla valmiiksi. Aloita kahdesta tai kolmesta työnkulusta, jotka säästävät aikaa heti:

• Yhteydenotto oikealle myyjälle. Uusi liidi jaetaan myyjälle alueen, tuotteen tai vuorojärjestyksen mukaan, ja myyjä saa ilmoituksen.
• Tervetuloviesti. Uutiskirjeen tilaaja tai oppaan lataaja saa automaattisen viestisarjan.
• Muistutus myynnille. Tehtävä myyjälle, kun kauppa on ollut samassa vaiheessa liian pitkään.

Lisää uusia työnkulkuja vasta, kun nämä toimivat ja tiimi luottaa niihin.

Vaihe 5: Raportit ja koulutus

Rakenna ne raportit, jotka sovittiin alussa, ja kokoa ne yhteen koontinäkymään. Kouluta käyttäjät heidän omien tehtäviensä kautta: myyjälle riittää usein tunti siitä, miten kauppa luodaan, päivitetään ja suljetaan.

Sovi samalla omistaja, joka vastaa HubSpotista käyttöönoton jälkeen. Ilman omistajaa ominaisuudet ja työnkulut lisääntyvät, kunnes kukaan ei enää tiedä, mitä mikin tekee.

Yleisimmät virheet

• Liikaa kenttiä. Jokainen pakollinen kenttä on syy olla käyttämättä CRM:ää.
• Likainen data sisään. Tiedot on helpompi siivota ennen tuontia kuin sen jälkeen.
• Myynti ei ole mukana. Jos myyjät eivät käytä HubSpotia, raportit eivät kerro mitään. Ota myynti mukaan jo suunnitteluun.
• Kaikki kerralla. Iso projekti, joka valmistuu puolen vuoden päästä, menettää tukensa matkalla. Ota käyttöön vaiheittain.
• Kukaan ei omista järjestelmää. Nimeä vastuuhenkilö ennen kuin aloitat.

Jos HubSpot on vielä harkinnassa, lue ensin mikä HubSpot on ja kenelle se sopii.